Von den Notizen zum Protokoll
Macht aus ungeordneten Besprechungsnotizen ein knappes Protokoll. Fehlt ein Termin oder eine zuständige Person, steht dort „offen“, und Unklares kommt als Rückfrage an Sie zurück.
Aus ungeordneten Notizen oder einem Transkript wird ein Protokoll mit Beschlüssen und Aufgaben, die offenen Punkte stehen in einem eigenen Teil. KI-Modelle können beim Zusammenfassen Details aufnehmen, die im Original nicht stehen. Google nennt als Beispiel die Zusammenfassung eines Nachrichtenartikels. Eine 2026 in Nature erschienene Arbeit mit Forschenden von OpenAI beschreibt, dass Sprachmodelle bei Unsicherheit raten können, statt sie zuzugeben. Der Prompt verbietet deshalb jede Ergänzung. Was fehlt, steht als „offen“ im Protokoll, und Mehrdeutiges kommt als Rückfrage an Sie zurück.
Für wen: Alle, die nach einer Besprechung aus eigenen Notizen oder einem automatisch erstellten Transkript ein Protokoll schreiben.
- Die Notizen oder das Transkript der Besprechung als Text. Sie ersetzen damit die eckige Klammer am Ende des Prompts.
- Ein KI-Chat wie Claude, ChatGPT oder Gemini, den Sie für diese Inhalte nutzen dürfen
Machen Sie aus den Besprechungsnotizen am Ende dieser Nachricht ein knappes Protokoll. Regeln: 1. Verwenden Sie nur, was in den Notizen steht. Ergänzen Sie nichts aus eigenem Wissen, und machen Sie aus einer Andeutung keine Tatsache. 2. Fehlt bei einer Aufgabe die verantwortliche Person oder der Termin, schreiben Sie in dieses Feld „offen“. Eine Gruppe oder eine vage Angabe wie „jemand aus dem Team“ gilt nicht als verantwortliche Person. Dann steht dort „offen“ und dahinter die Angabe aus den Notizen in Klammern. 3. Übernehmen Sie Termine und Beträge so, wie sie in den Notizen stehen. Rechnen Sie „nächste Woche“ nicht in ein Datum um, ergänzen Sie keine Währung und schreiben Sie Kürzel nicht aus. 4. Als Beschluss zählt nur, was die Notizen als entschieden erkennbar machen. Vorschläge und Meinungen sind keine Beschlüsse. 5. Ist eine Stelle mehrdeutig oder widerspricht sie einer anderen Stelle, markieren Sie sie mit [unklar]. Entscheiden Sie nicht selbst, welche Fassung stimmt. Was mit [unklar] markiert ist, steht unter „Offene Fragen“ und nie unter „Beschlüsse“. Aufbau: Kopf: Anlass und Datum der Besprechung, darunter die Teilnehmenden. Was fehlt, heißt „offen“. Beschlüsse: nummeriert, je ein Satz. Aufgaben: Tabelle mit den Spalten Aufgabe | verantwortlich | Termin. Offene Fragen: was in der Besprechung ungeklärt blieb, dazu alles mit [unklar]. Rückfragen an mich: je eine konkrete Frage zu jeder Markierung [unklar] und zu jeder Aufgabe mit „offen“. Zitieren Sie dazu die Stelle aus den Notizen in Anführungszeichen. Schreiben Sie keine Einleitung und keine Zusammenfassung der Diskussion. Gibt ein Abschnitt nichts her, schreiben Sie „keine“. Notizen: [Hier Ihre Notizen oder das Transkript einfügen, unverändert und vollständig]
Eingabe (gekürzt, erfundene Notizen): „Team-Meeting Webseiten-Relaunch, Mittwoch. Startseite: neues Layout entschieden, alle dafür. Kontaktformular: soll Pflichtfeld für Telefonnummer raus? Uneinig. Texte für Über-uns-Seite: MH schreibt Entwurf bis nächsten Montag. Launch-Termin: verschieben? Diskussion, keine Entscheidung. jemand muss noch die alten Cookie-Banner-Texte prüfen.“ Ausgabe (gekürzt): Unter Beschlüsse steht nur „Das neue Layout für die Startseite ist beschlossen“, die strittige Frage zum Pflichtfeld Telefonnummer nicht. Die Aufgabentabelle enthält „Entwurf für die Über-uns-Seite schreiben | MH | bis nächsten Montag“ und „Cookie-Banner-Texte prüfen | offen (jemand) | offen“, ohne einen Namen zu erfinden. Unter Offene Fragen stehen „Pflichtfeld Telefonnummer [unklar]“ und „Launch-Termin [unklar]“ mit dem jeweiligen Wortlaut. Die erste Rückfrage lautet: „Soll das Pflichtfeld für die Telefonnummer im Kontaktformular entfallen?“
Der Prompt kann erfundene Angaben verringern, ausschließen kann er sie nicht. Anthropic schreibt über solche Anweisungen, dass sie Halluzinationen deutlich verringern, aber nicht vollständig beseitigen. Prüfen Sie deshalb jeden Namen und jeden Termin im Protokoll gegen Ihre Notizen. Was in den Notizen fehlt, kann das Modell nicht herausfinden. Bei lückenhaften Notizen ist der Teil mit den Rückfragen oft länger als das Protokoll. Reine Sachstände ohne Beschluss oder Aufgabe tauchen nur auf, wenn sie zu einer Aufgabe oder Frage gehören. Getestet wurde der Prompt dreimal mit einem Claude-Modell und erfundenen Notizen, in ChatGPT und Gemini noch nicht. Er enthält keine Befehle, die nur ein Anbieter versteht. „Vom Gedanken zum Briefing“ macht aus einer eigenen Idee einen Auftrag an die KI; dieses Werkzeug ordnet, was in einer Besprechung schon gesagt wurde.
Eigene Erstellung des ALVA Instituts