Beginnen Sie nicht
beim Werkzeug.
Viele Einstiege beginnen mit der Frage „Welches Werkzeug sollen wir nehmen?“. Sie führt selten weiter, denn ohne Aufgabe fehlt der Maßstab. Die bessere Frage ist unspektakulär: Welche Tätigkeit in Ihrer Woche kostet regelmäßig Zeit, ohne dass sie besonders anspruchsvoll wäre?
Gemeint sind die stillen Zeitfresser: das Zusammenfassen langer Mails, das Vorbereiten eines Briefings, das Ordnen von Notizen nach einem Termin, das Umschreiben desselben Textes für eine andere Zielgruppe. Solche Aufgaben wiederholen sich, sie haben ein erkennbares Muster, und Sie sehen sofort, ob das Ergebnis taugt.
Was am Anfang dagegen wenig hilft: alles, was hohe Verbindlichkeit hat oder besondere Sorgfalt verlangt – rechtliche Aussagen, Personalthemen, Zahlen für die Geschäftsführung. Nicht, weil KI dort grundsätzlich fehl am Platz wäre, sondern weil die Prüfung mehr Zeit kostet, als der erste Versuch spart.
Suchen Sie keine große Aufgabe.
Suchen Sie eine,
die wiederkehrt.
Drei Fragen, die eine
Aufgabe geeignet machen.
Kommt sie regelmäßig vor?
Eine Aufgabe, die einmal im Jahr anfällt, lohnt den Aufwand nicht. Eine, die jede Woche auftaucht, zahlt jede investierte Stunde mehrfach zurück – und Sie sammeln nebenbei Erfahrung mit dem Werkzeug.
Liegen die nötigen Informationen vor und sind sie freigegeben?
Klären Sie vorher, welche Unterlagen Sie in ein KI-Werkzeug geben dürfen. Personenbezogene Daten, Vertragsinhalte und Kundeninterna gehören nur dorthin, wo es ausdrücklich erlaubt ist. Für den ersten Versuch genügen oft anonymisierte Beispiele.
Erkennen Sie ein gutes Ergebnis auf einen Blick?
Wenn Sie die Qualität nur mit langer Recherche beurteilen können, ist die Aufgabe für den Einstieg ungeeignet. Beginnen Sie dort, wo Ihr Fachurteil sofort greift.
Halten Sie zusätzlich fest, was Sie heute an der Aufgabe stört: die Dauer, die Monotonie, der ständige Wechsel zwischen Programmen. Dieser Satz wird später Ihr Erfolgsmaßstab – und bewahrt Sie davor, Zeitersparnis zu behaupten, die niemand nachvollziehen kann.
Eine Seite für Ihren
ersten Anwendungsfall.
Schreiben Sie die Aufgabe auf, bevor Sie ein Werkzeug öffnen. Die folgende Vorlage passt auf eine Seite und beantwortet die Fragen, an denen erste Versuche sonst scheitern: Was genau soll entstehen, welche Daten sind erlaubt, und wer entscheidet am Ende?
# Mein erster KI-Anwendungsfall Aufgabe: Wie häufig fällt sie an? Was kostet heute die meiste Zeit? Welche Daten werden benötigt und sind sie freigegeben? Was darf die KI vorbereiten? Was muss ein Mensch prüfen oder entscheiden? Wie sieht ein gutes Ergebnis aus? Kleinster Test mit Beispieldaten: Woran erkennen wir, ob der Test hilft?
Besonders wichtig sind die letzten beiden Zeilen. Ein kleiner Test mit Beispieldaten kostet eine halbe Stunde. Ein klar benanntes Erfolgskriterium verhindert, dass aus dem Test eine Meinungsfrage wird.
Der kleine Test
am Dienstagmorgen.
Nehmen Sie sich einen festen Termin und bearbeiten Sie die Aufgabe zweimal: einmal wie gewohnt, einmal mit Unterstützung. Rechnen Sie die Zeit für das Prüfen und Nachbessern mit ein, sonst vergleichen Sie zwei unterschiedliche Dinge.
Notieren Sie danach drei Punkte: Was war schneller? Was war schlechter? Was müsste anders sein, damit Sie es nächste Woche wieder so machen? Meistens ist die Antwort nicht ein anderes Werkzeug, sondern ein präziserer Auftrag und mehr Kontext.
Wenn der zweite Durchlauf überzeugt, halten Sie den Ablauf schriftlich fest und geben Sie ihn weiter. Ein Anwendungsfall, den nur eine Person kennt, bleibt ein Einzelfall. Ein aufgeschriebener Ablauf wird zur gemeinsamen Arbeitsweise.
Der erste Anwendungsfall muss nicht beeindrucken. Er muss wiederkehren, prüfbar sein und Ihnen zeigen, wo Unterstützung wirklich trägt.